Business-Fotoshooting:
So bereiten Sie es richtig vor

Gute Businessfotos entstehen vor dem Shooting. Wer vorher weiß, wofür die Bilder gebraucht werden, wer vor die Kamera kommt und wo fotografiert wird, bekommt an einem Tag mehr verwendbare Aufnahmen als andere in drei Terminen.

Dieser Ratgeber führt Sie durch die Vorbereitung: vom Einsatzzweck über Motive, Ort und Kleidung bis zu den Einwilligungen, die Sie für Mitarbeiterfotos brauchen.

Wofür Sie die Bilder brauchen

Am Anfang steht eine Liste der Stellen, an denen die Fotos später erscheinen. Website, Karriereseite, LinkedIn-Profile, Pressemappe, Angebotspräsentation und Social Media stellen jeweils andere Anforderungen.

Für die Website brauchen Sie oft breite Querformate mit Platz für Text. Instagram und TikTok arbeiten im Hochformat. Ein Porträt für das Team-Raster sollte bei allen Personen gleich aufgebaut sein, also mit demselben Ausschnitt, demselben Hintergrund und derselben Lichtstimmung.

Schreiben Sie zu jedem Einsatzzweck das Format und die ungefähre Zahl der Bilder auf. Diese Liste ist das wichtigste Dokument für das Briefing, weil die Fotografin oder der Fotograf daraus Ausschnitte und Zeitplan ableitet.

Porträt, Team, Arbeitssituation: die Motive

Businessfotos lassen sich grob in vier Gruppen teilen:

• Einzelporträts für Teamseite, Ansprechpartner und Profile.
• Gruppenbilder von der Geschäftsführung, einzelnen Abteilungen oder dem ganzen Team.
• Arbeitssituationen, die zeigen, wie Ihr Unternehmen arbeitet: am Bildschirm, in der Werkstatt, im Gespräch mit Kunden.
• Details und Räume, etwa Werkzeuge, Produkte, Materialien oder der Empfang.

Porträts allein wirken auf einer Website schnell steif. Erst die Arbeitssituationen erzählen, was hinter den Gesichtern steckt. Planen Sie deshalb für jede Gruppe Zeit ein und notieren Sie konkrete Szenen, zum Beispiel „Beratung am Besprechungstisch“ oder „Montage in Halle 2“.

Ort und Licht

Fotografiert wird im Studio oder bei Ihnen vor Ort. Das Studio liefert gleichmäßiges Licht und einen neutralen Hintergrund, was für einheitliche Porträts praktisch ist. Vor Ort entstehen dagegen Bilder, die Ihr Unternehmen wiedererkennbar machen.

Oft ist eine Kombination sinnvoll: Porträts mit mobilem Hintergrund und Blitz in einem ruhigen Raum, danach Arbeitssituationen in den echten Räumen. Gehen Sie die Orte vorher ab und achten Sie auf Tageslicht, Platz für Licht und Stativ sowie auf störende Elemente wie Kabel, Aushänge oder volle Mülleimer.

Ein kurzer Ortstermin vorab oder ein paar Handyfotos der Räume sparen am Shooting-Tag viel Zeit.

Kleidung und Styling

Die Kleidung sollte zu dem passen, was Kundinnen und Kunden bei einem Termin mit Ihnen sehen. Wer im Alltag Arbeitskleidung trägt, darf sie auch auf den Fotos tragen.

Für ein ruhiges Gesamtbild helfen ein paar Regeln:

• Gedeckte, einfarbige Kleidung wirkt ruhiger als feine Streifen oder kleine Karos, die im Bild flimmern können.
• Eine abgestimmte Farbpalette für das ganze Team sorgt dafür, dass Gruppenbilder zusammenpassen. Die Hausfarben aus Ihrem Corporate Design sind ein guter Ausgangspunkt.
• Bringen Sie ein zweites Oberteil mit, falls etwas nicht wirkt oder für eine zweite Szene eine andere Optik gewünscht ist.
• Kleidung frisch gebügelt und ohne Etiketten oder Namensschilder mitbringen, sofern diese nicht bewusst ins Bild sollen.

Ob ein Make-up-Service sinnvoll ist, hängt vom Umfang ab. Bei vielen Porträts an einem Tag spart er Nacharbeit in der Retusche.

Der Ablauf am Shooting-Tag

Ein Zeitplan mit festen Slots verhindert, dass das halbe Team im Flur wartet. Pro Einzelporträt sind je nach Anspruch einige Minuten einzuplanen, Arbeitssituationen brauchen deutlich länger, weil Aufbau und Licht sich mit jedem Ort ändern.

Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Aufbau und Lichttest, während das Team noch arbeitet.
2. Einzelporträts in festen Zeitfenstern.
3. Gruppenbilder, solange alle noch da sind.
4. Arbeitssituationen und Räume.
5. Details, Produkte und Ergänzungen aus der Motivliste.

Benennen Sie eine Ansprechperson im Unternehmen, die Räume öffnet, Kolleginnen und Kollegen ruft und Fragen zur Motivliste klärt. Wer Fotos und kurze Videos am selben Tag braucht, plant beides gemeinsam. Das spart einen zweiten Termin und sorgt für einen einheitlichen Look.

Rechte: Einwilligung und Nutzungsrechte

Fotos von Mitarbeitenden dürfen nach § 22 Kunsturhebergesetz nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich gezeigt werden. Holen Sie diese Einwilligung vor dem Shooting schriftlich ein und beschreiben Sie darin, wo die Bilder erscheinen sollen.

Die Einwilligung kann nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen werden. Für die Zeit davor bleibt die Nutzung rechtmäßig. Planen Sie deshalb, wie Sie ein Bild nach einem Widerruf oder dem Ausscheiden einer Person aus Website und Profilen entfernen.

Auf der anderen Seite stehen die Rechte an den Fotos selbst. Nach § 31 Urhebergesetz kann der Urheber Nutzungsrechte einfach oder ausschließlich und räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt einräumen. Sind die Nutzungsarten nicht ausdrücklich genannt, entscheidet der Vertragszweck, was erlaubt ist. Halten Sie deshalb schriftlich fest, wofür Sie die Bilder nutzen wollen, zum Beispiel Website, Social Media, Druck und Anzeigen.

Hinweis: Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Für Einwilligungstexte und Verträge wenden Sie sich an Ihre Datenschutzbeauftragte oder eine Kanzlei.

Nach dem Shooting: Auswahl, Retusche, Ablage

Nach dem Termin erhalten Sie in der Regel eine Vorauswahl. Legen Sie vorher fest, wer final auswählt, und geben Sie jeder porträtierten Person die Gelegenheit, ihr eigenes Bild freizugeben. Das erhöht die Akzeptanz im Team spürbar.

Bei der Retusche gilt: natürlich bleiben. Hautunreinheiten, Fussel und störende Spiegelungen dürfen weg, Falten und Gesichtszüge bleiben, damit Kundinnen und Kunden die Person beim ersten Termin wiedererkennen.

Zum Schluss gehören die Bilder an einen Ort, den alle finden. Eine Ordnerstruktur nach Einsatzzweck, klare Dateinamen und eine Notiz zu Einwilligungen und Nutzungsrechten verhindern, dass Jahre später niemand mehr weiß, welches Bild wo verwendet werden darf. Für Social Media lohnt es sich, die Motive direkt in den Redaktionsplan einzutragen, damit sie über Monate verteilt erscheinen.

Planen Sie ohnehin ein Rebranding, legen Sie das Shooting hinter die neue Gestaltung. Dann passen Hintergründe, Farben und Bildsprache von Anfang an zum neuen Auftritt.

Fazit

Ein Business-Fotoshooting gelingt, wenn vorher feststeht, wofür die Bilder gebraucht werden. Aus Einsatzzwecken, Motivliste und Zeitplan wird ein Tag, an dem Bilder für Monate entstehen. Die schriftlichen Einwilligungen und eine saubere Ablage sorgen dafür, dass Sie die Fotos auch später ohne Rückfragen nutzen können.

Sie planen Businessfotos für Ihr Team? Dann besprechen wir Motive und Ablauf gemeinsam. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.